BPlus gaat live met Build-Software en Exact Online

BPlus gaat live met Build-Software en Exact Online:
hoe een complexe projectflow vertaald wordt naar één geïntegreerd systeem

Samenvatting in één zin
Bplus is live gegaan met Build-Software voor calculatie, werfbeheer, projectflow en managementrapportering, in combinatie met Exact Online voor de boekhouding. De migratie weg van Microsoft Navision verliep snel, waarbij Build-Software alle kernprocessen van het bouwbedrijf herstructureerde, zonder maatwerk.

De aanleiding: wanneer een ERP groter wordt dan z’n schoenen
Elk bouwbedrijf kent het scenario. Je kiest een ERP-systeem op een moment dat het past bij je grootte en je processen. Jaren later ben je gegroeid, heb je je aanpak verfijnd, en is je manier van werken specifieker geworden. Het systeem volgt niet.

Bij BPlus was dat ook het verhaal. Microsoft Navision deed jarenlang z’n werk, maar de realiteit van een moderne villabouwer past niet zomaar in een generieke ERP. Een drievoudige calculatieflow (voorlopige studie, studieovereenkomst, definitieve aannemingsovereenkomst) met varianten per projectfase. Schijffacturatie met prijsherziening per werf, parallel gevoerd met uitvoeringstaten op basis van vordering. Heel veel verrekeningen, want bij hoogwaardige villabouw is elke klantvraag een aanpassing aan het contract. Aparte BTW-schema’s voor renovatiewerken (6%) en nieuwbouw (21%) binnen hetzelfde contract.

Die complexiteit zit niet in de tool. Die zit in het métier.

Waarom kiezen bouwbedrijven voor een bouwspecifieke ERP?
Omdat generieke ERP-systemen bouwprocessen behandelen als maatwerk-uitzonderingen, terwijl ze voor een aannemer de dagelijkse praktijk zijn. Een bouwspecifieke ERP vertrekt vanuit het bouwproces: calculatie als basis, werf als kostenplaats, schijffacturatie als norm, prijsherziening als ingebouwde logica, verrekeningen als standaardworkflow.

Voor Bplus betekende dat concreet: geen workarounds meer in Excel om de indexering per schijf te berekenen. Geen handmatige splitsing meer tussen het hoofdaannemingscontract en andere contracten. Geen dubbele invoer tussen calculator, administratie en boekhouding. En vooral: één systeem dat het volledige proces van Bplus samenbrengt, in plaats van loshangende systemen die elk een deel dekten.

Wat maakt de werkwijze van Bplus bijzonder?
Bplus calculeert drie keer (verschillende fases) voor een project van start gaat. Dat is geen inefficiëntie, dat is precies de reden waarom hun klanten weten waar ze aan toe zijn.

Die aanpak vraagt om een systeem dat méé denkt met het proces. Niet een tool waar je het proces in moet proppen.

Het traject: van kick-off tot ge-live

De grote stappen:

1. Procesanalyse en scope-definiëring. In kaart brengen welke calculatietypes b+ gebruikt, hoe varianten tot stand komen, hoe schijven worden opgesteld, waar prijsherziening ingrijpt, en hoe verrekeningen door het systeem moeten stromen.
2. Inrichting van Build-Software als leidend systeem voor calculatie en projectbeheer. Projectstructuur, werven, kostencategorieën, goedkeuringsflows en schijffacturatieschema’s werden geconfigureerd. Templates voor VMSW-compatibele calculatiestructuren werden opgebouwd, aangevuld met b+ specifieke posten.
3. Boekhouding en koppeling. Exact Online werd ingericht als leidend systeem voor boekhouding, inkoopfacturen en betalingen. De koppeling tussen beide systemen zorgt ervoor dat wat in Build gebeurt automatisch in Exact terechtkomt, en omgekeerd. Elke dag, zonder dat iemand op een knop moet duwen.
4. Opleiding en testruns. In de weken vóór de go-live werden key users getraind op alle flows, van projectaanmaak tot verrekening en facturatie.

Wat wordt anders voor b+ in de dagelijkse praktijk?

• De calculator wint tijd. De dataset uit de calculatie stroomt rechtstreeks naar aankoop, werf, schijffacturatie en nacalculatie. Geen vier keer dezelfde cijfers in vier formaten herschrijven.
• Facturatieflows worden zichtbaar en traceerbaar. Werfgerelateerde facturen gaan via Build, algemene facturen blijven in Exact. Geen verdwaalde PDF’s in mailboxen.
• Schijffacturatie en prijsherziening lopen automatisch. De herzieningswaarden worden ingevuld bij de eerste schijf; elke volgende schijf rekent zichzelf.
• Schijffacturatie en uitvoeringstaten lopen parallel. Omzet en realiteit in één systeem, zonder twee keer hetzelfde werk.
• Verrekeningen zijn ingebouwd, niet geïmproviseerd. Elke aanpassing aan het contract krijgt zijn eigen schijf en blijft traceerbaar in het totaalbudget.
• Nacalculatie wordt overzichtelijk en onmiddellijk. Werkelijke kosten worden per werf geaggregeerd en vergeleken met de begroting.

Hoe verloopt een ERP-migratie in de bouwsector?
In grote lijnen: procesanalyse, datamodel-inrichting, koppelingen bouwen, data-migratie, opleiding, fasering. Wat het traject van Bplus bijzonder maakte, was de snelheid: een volledig ingericht bouwspecifiek systeem, volledig gekoppeld met de boekhouding, zonder dat er maatwerk aan te pas kwam. Wat in Navision alleen met maatwerk mogelijk was, leverde Build-Software standaard.

De belangrijkste succesfactor is niet de software. Het is de bereidheid om processen opnieuw te bekijken voor je ze in een nieuw systeem giet. Een ERP-migratie zonder procesreset is een dure kopieer-plak-operatie.

Wat betekent deze go-live voor Build-Software?
Bplus is actief in het hogere segment van de Belgische villabouw, een niche waar elk project uniek is en de eisen rond voorbereiding, afwerking, budgetbewaking en klantencommunicatie navenant hoog liggen. Hun drievoudige calculatie-aanpak, het volume aan verrekeningen en de parallel lopende omzet- en uitvoeringsopvolging vroegen om een systeem dat al die stromen samenbrengt.

Dat is precies het soort samenwerking waar Build-Software op bouwt: een bouwspecifiek systeem dat het volledige proces van de klant dekt, samen met de klant wordt aangescherpt, zonder maatwerk.

Zelf de overstap overwegen?
Een ERP-migratie is geen IT-project. Het is een procesreset die best begint met een open gesprek over waar jullie vandaag tegenaan lopen.

👉 Plan een demo of vraag een vrijblijvend gesprek aan — we luisteren eerst, laten pas daarna zien.